Este é mais uma prestação de serviços que nós, Agentes de
Viagens podemos oferecer aos nossos clientes. É muito comum um cliente entrar em
uma agência e procurar por um pacote de viagens pronto, com tudo organizado,
tudo incluso, aquele perfil de turista típico que quer viajar sem ter
preocupações. Ainda assim, nós Agentes de Viagens devemos aguçar nossa
sensibilidade na hora de fazer uma indicação de um hotel para quem procura
nossos serviços. Para indicar opções de hotéis aos seus clientes, baseie sua
escolha nos tarifários e nos critérios determinados por seu cliente.
Para efetuar uma reserva é essencial solicitar algumas
informações como por exemplo:
DO CLIENTE:
Cidade desejada;Localização (praia, grande cidade, montanha, interior, fazenda...);
Tipo de viagem (férias, negócios, lazer, tratamento médico, sozinho, com amigos, lua de mel, em família, compras...);
Categoria do hotel desejado (seja claro em perguntar sobre quanto o passageiro deseja dispor nas diárias);
Número de adultos e crianças;
Período de hospedagem;
Categoria do apartamento (Standard, Categoria Turística, Turística Superior, Luxo, Suíte, Suíte Luxo, Suíte Premium, Suíte Executiva, Suíte Presidencial...);
Configuração das camas (SGL, DBL, DBL Twin, TPL, QDP, Chalé Família, um berço...);
Em caso de reservas de grupos, quando são solicitados número maior de apartamentos, verifique se há necessidade de apartamento conjugado (Connecting Room) ou apartamentos próximos, e se há disponibilidade para oferecer este serviço por parte do meio de hospedagem;
Forma de pagamento.
DO HOTEL:
Categoria ou tipo;
Disponibilidade para o período que seu cliente deseja;
Tarifa (se possui tarifa acordo com a agência);
Formas de pagamento (cartão de crédito, prazo para faturamento, etc);
Localização e pontos de interesse turístico e infraestrutura de serviços nas proximidades;
Diferenças entre os tipos de apartamentos;
Se há cobrança de taxas de serviços;
Serviços inclusos na diária;
Serviços extras disponíveis para contratação no local
Tipo de pensão (apenas café da manhã, meia pensão – café da manhã e jantar – pensão completa, all-inclusive – alguns hotéis incluem na modalidade All Inclusive, bebidas e o consumo do frigobar, além de todas as refeições. -
Valor de comissionamento para agentes.
Depois da reserva efetuada, paga pelo cliente e com confirmações de ambos os lados – cliente mediante pagamento efetuado na agência e do hotel mediante e-mail de confirmação por parte da central de reservas – o Agente de Viagens emite o Voucher com detalhamento de todos os serviços contratados e as devidas responsabilidades dos terceirizados que realizarão os serviços no destino, caso se aplique. Para fins de controle interno ou auditorias, recomenda-se deixar salvo uma cópia de todos os vouchers emitidos pela agência.
O Voucher é um documento emitido pelo Operador ou Agente
de Viagens, nele consta o nome do titular da reserva e seus acompanhantes,
endereço e telefone do hotel, da agência que efetuou a venda/reserva,
referências para que o cliente entre em
contato em casos de emergências, informações sobre o faturamento de diárias –
caso se aplique -, tipo de apartamento, período de hospedagem e os serviços que
estejam inclusos nas diárias, informações sobre a cobrança – ou não – de taxas
(taxas de serviço, taxas administrativas, taxas de conservação ou preservação
cobradas no destino visitado, entre outras.) -
O voucher é a forma mais prática e a mais utilizada pelas agências de
viagens e operadoras de turismo para identificar o cliente – hóspede/passageiro
– no balcão de atendimento das companhias aéreas, agências de receptivo e
hotéis.
