3. SETOR DE RESERVAS

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES.

Planejamento das atividades diárias.
Informações e atendimento a solicitações de reservas dos clientes.
Verificação de disponibilidade no mapa de ocupação.
Preenchimento da ficha de reserva (espelho/slip de reserva).
Confirmação/Cancelamento das reservas.
Lançamento dos dados da reserva no sistema.
Destaques e observações referentes a cada reserva.
Encaminhamento de comunicações internas.
Atendimento às solicitações de cancelamento e alterações de reserva.
Solicitação de bloqueios de apartamentos e garantia de reserva.
Arquivamento de processos de reserva.
Requisições de material de escritório.
Emissão de relatórios.


PRINCIPAIS FLUXOS OPERACIONAIS E PROCEDIMENTOS BÁSICOS:
Quando o cliente solicita uma reserva e existe a disponibilidade para tal, o profissional do setor preenche um formulário de solicitação de reserva com os seguintes dados: nome, data in/out, quantidade de U.H., n. º de Pax, adultos /CHD, tipo de tarifa, forma de pagamento, observações e etc, depois todos os dados são lançados no sistema e anexado no processo da reserva. Esse formulário é mais utilizado nas solicitações via telefone, visto que geralmente nas solicitações via fax, já se tem os dados necessários.

O responsável do setor de reserva enviará um documento de confirmação de reserva para o cliente ou algum esclarecimento caso a solicitação não possa ser atendida.
A impressão dos comprovantes da reserva, juntamente com todos os outros documentos devem estar sempre anexdos no processo da reserva. Uma cópia da reserva seguirá para o setor de faturamento.
Nos pacotes especiais, onde a expectativa de lotação é grande, o pagamento antecipado será sempre exigido, sem exceções.
A política da maioria dos hotéis em relação aos allotment é de 14 dias na alta estação e 7 dias na baixa estação e quando se tem a garantia do No Show é cobrado a 1º diária.
As orientações e recomendações para UP Grading e cliente VIP normalmente são fornecidas pela gerencia geral e pelo setor de vendas.
A situação de overbooking não é aconselhável, mas, em alguns casos pode ser necessária. Em períodos de expectativa de afluência, é de toda a conveniência aceitar até 10% de reservas a mais, para evitar que possíveis cancelamentos prejudiquem a ocupação.
Não devem ser desviados ou descartados:Clientes antigos ou habituais, Clientes com depósito ou voucher de agência, Clientes de empresas com reservas regulares, isso tudo sem esquecer dos Clientes Vips.