4. SETOR DE TELEFONIA.

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES.

Organizar sua área de trabalho.
Receber ligações.
Transferir chamadas.
Anotar recados.
Efetuar ligações.
Localizar hóspedes.
Localizar funcionários pelo Bip/Rádio.
Efetuar ligações.
Despertar hóspedes.
Controle do som ambiente. O aparelho de som encontra-se na central telefônica.
Caso haja sistema de som e comunicação ou anúncios internos, o profissional de telefonia se encarrega a operação deste sistema.

PRINCIPAIS FLUXOS OPERACIONAIS E PROCEDIMENTOS BÁSICOS:
As telefonistas devem ser selecionadas, pela sua dedicação à profissão. Devem ter um bom timbre vocal e ser treinadas para modular a voz de forma agradável. Muita paciência e atendimento amável, com respostas breves, mas calmamente pronunciadas, é o tipo de atendimento que se deseja neste setor. Sempre que no painel acender a luz de contato, a telefonista deve atender logo (mesmo que seja só para informar “que atenderá dentro de alguns momentos”).
Se for necessário, a telefonista deve anotar corretamente o recado para o hóspede. Recomenda-se toda a clareza na transcrição da mensagem que é remetida a recepção e diretamente encaminhadas aos apartamentos dos hóspedes.
Não estando o hóspede em seu aposento, a telefonista poderá tentar localiza-lo com a colaboração de outros funcionários. Na sala da telefonia existe um bip/rádio cuja finalidade é a localização de funcionários que possuam este aparelho, a exemplo da governanta.